Bij Medio weten we dat budgetbeheer essentieel is, ongeacht of je een bibliotheek, Bib op School of bedrijf runt. Ons platform biedt een eenvoudige en flexibele manier om je budgetten te beheren, bestellingen te plaatsen en kortingen toe te passen. Dankzij ons gebruiksvriendelijke systeem houd je altijd overzicht over je uitgaven, ongeacht de grootte van je organisatie of het aantal vestigingen.
Opstart en persoonlijk overzicht
Direct na de gunning of accountaanvraag plannen we een opstartmeeting om jou en je team wegwijs te maken in ons platform. Dit geeft je de mogelijkheid om precies af te stemmen hoe je wilt werken, zodat alles soepel verloopt.
Wat mag je verwachten tijdens de opstart?
- Persoonlijk aanspreekpunt: Je krijgt een vast contactpersoon bij Medio die met jou bespreekt hoe je het platform optimaal kunt gebruiken voor jouw specifieke behoeften, zoals onder andere het beheren van collecties of budgetten.
- Bestelmogelijkheden en leveropties: Samen bepalen we hoe je het beste kunt bestellen en bespreken we de voorkeuren voor leveringslocaties, splitsingen per afdeling of vestiging.
- Kastklare verwerking: Kies of je producten meteen gebruiksklaar wilt ontvangen, inclusief opties voor plastificatie of etikettering.
- Ondersteuning bij selectie en inkoop: Wij bieden advies bij het samenstellen van een collectie of productaanbod dat perfect aansluit bij jouw organisatie, of het nu gaat om boeken, films of games.
Duidelijke structuur en beheersbare budgetten
Ons platform maakt het eenvoudig om overzicht te houden over meerdere budgetten. Dit is ideaal voor bibliotheken met verschillende collecties of vestigingen, Bib op school of bedrijven die op meerdere locaties actief zijn.
Zo werkt het:
- Toewijzen van budgetten per medewerker of afdeling: Je bepaalt wie bestellingen mag plaatsen en wie alleen toegang heeft tot informatie. Dit biedt de nodige flexibiliteit, bijvoorbeeld voor diverse collecties of specifieke afdelingen binnen een bedrijf of organisatie.
- Bestellen per budgetcode of vestiging: Dankzij onze flexibele opsplitsing per locatie, budgetcode of project, kun je per afdeling of vestiging het juiste budget selecteren bij elke bestelling. Dit helpt je om alles overzichtelijk te houden, ongeacht het aantal budgetten.
- Meerdere budgetten per bestelling beheren: Heb je verschillende budgetten voor bepaalde categorieën? Je kunt eenvoudig bij elke bestelling aangeven welk budget je wilt gebruiken, bijvoorbeeld voor collectie jeugd versus verwerkingskosten, of voor verschillende productsoorten.
Realtime budgetopvolging
Of je nu werkt met vaste budgetten per collectie, afdeling of project, je hebt altijd real-time inzicht in je uitgaven via ons klantenportaal.
Wat je kunt doen via ons platform:
- Budgetstatus inzien: Je kunt altijd zien hoeveel je nog kunt uitgeven binnen een specifiek budget of per subbudget. Dit is handig voor bibliotheken met diverse collecties, Bib op School projecten die budgetten moeten beheren voor verschillende ondersteunende collecties of voor bedrijven met meerdere vestigingen.
- Segmenten volgen: Bibliotheken kunnen bijvoorbeeld aparte budgetten volgen voor fictie, strips of jeugdboeken, terwijl Bib op School kan werken met budgetten voor leesbevordering. Bedrijven kunnen hun budgetten segmenteren voor verschillende productcategorieën zoals vakliteratuur of trainingsmaterialen.
Flexibele bestel- en facturatieopties
Wij zorgen voor volledige flexibiliteit bij het plaatsen van bestellingen en het ontvangen van facturen, zodat je altijd inzicht hebt in je uitgaven. Of je nu werkt met vaste budgetten per project of per bestelling, ons systeem past zich aan jouw manier van werken aan.
Zo werkt onze facturatie:
- Factuur bij levering: Je ontvangt een factuur bij de levering van je bestelling, inclusief alle relevante budget- en bestelboninformatie.
- Opgesplitste facturen: Facturen kunnen worden opgesplitst per budgetcode of vestiging, zodat alles overzichtelijk blijft voor jouw administratie.
- Automatische stop bij overschrijding van budgetten: Ons systeem zorgt ervoor dat er geen facturen meer worden gegenereerd als een bepaald budgetplafond is bereikt.
- Wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse facturen: Jij kiest hoe vaak je facturen wilt ontvangen. Dit kan wekelijks, tweewekelijks of maandelijks, afhankelijk van wat voor jouw organisatie het beste werkt.
Vooruitdenken en planning
Met ons platform kun je eenvoudig budgetten en bestelbonnen plannen voor de toekomst. Dit is ideaal voor bibliotheken die hun collectie per seizoen opbouwen of bedrijven die werken met jaarlijkse of kwartaalbudgetten.
Langetermijnplanning: Stel vooraf in welke budgetten of bestelbonnen je wilt gebruiken voor het komende kwartaal of jaar. Ons systeem volgt alles automatisch op.
Naadloze integratie met jouw beheersystemen
We bieden ook koppelingen met bestaande bibliotheeksystemen via Cultuurconnect. Voor Bib op School en bedrijven kunnen we maatwerkoplossingen bieden voor het koppelen van budgetten aan specifieke afdelingen of teams. Elke bestelling wordt automatisch aan het juiste budget en de juiste locatie gekoppeld, waardoor je administratie altijd op orde is.
Wat als een product niet leverbaar is?
Bestellingen voor materialen die niet meer leverbaar zijn, worden direct door ons afgemeld. Je ontvangt een e-mail zodat je budget voor dat artikel weer vrij komt en je snel verder kunt.
Kortingen: Altijd transparant en duidelijk
Zodra je bent ingelogd, zie je niet alleen de winkelprijs, maar ook je persoonlijke kortingspercentage en de uiteindelijke prijs na korting. Dit geldt voor bibliotheken, Bibs op School en bedrijven. Iedereen profiteert van transparante kortingen op basis van hun specifieke voorwaarden.
Kortom, of je nu een bibliotheek, Bib op School of bedrijf runt: Medio biedt een eenvoudig en flexibel platform voor het beheren van je budgetten en het verkrijgen van de beste kortingen.
Heb je vragen of hulp nodig? Onze medewerkers staan altijd voor je klaar om je te ondersteunen bij elke stap van het proces. Neem vandaag nog contact.